Statuts et règlement intérieur

STATUTS DE L’ASSOCIATION

Article 1 – NOM

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : « Ouestampes ». 

Article 2 – OBJET

Cette association a pour objet la promotion de la culture populaire japonaise, via la réalisation de projets culturels et de prestations de services auprès d’organisateurs publics ou privés d’évènements culturels.

Article 3 – SIÈGE SOCIAL 

Le siège social est fixé à l’adresse suivante : 22 rue Roger-Henri Guerrand, 35000 RENNES

Il pourra être transféré par simple décision du bureau.

Article 4 – DUREE

La durée de l’association est illimitée.

Article 5 – COMPOSITION 

L’association se compose de personnes physiques ayant le statut de « membre ». Aucun autre statut spécifique ne peut être accordé.

Article 6 – ADMISSION 

En dehors des membres fondateurs, l’admission d’une nouvelle personne en tant que « membre » se fait par demande écrite de cette dernière. Cette demande est considérée comme validée sauf si l’un des membres du bureau s’y oppose dans un délai d’une semaine. 

Article 7 – COTISATIONS

Les membres de l’association s’engagent à verser annuellement avant le 1er février une somme déterminée en AGO (article 11) à titre de cotisation.

Article 8 – RADIATIONS ET SANCTIONS

La qualité de membre se perd automatiquement par la démission ou le décès. 

En cas de non-paiement de la cotisation au 1er février de l’année en cours, la qualité de membre se perd sauf en cas de décision unanime contraire du bureau pour une personne rencontrant des difficultés économiques. 

En cas de signalement d’une faute, le bureau suit les procédures prévues au règlement intérieur. 

Nul membre ne peut être radié de l’association sans avoir pu se défendre oralement ou par écrit devant le bureau, sauf si le règlement intérieur le prévoit autrement. Nul membre ne peut être radié temporairement sans connaître la fin du délai. Ce délai peut être étendu à tout moment par le bureau.

Article 9 – REFUS D’AFFILIATION 

La présente association ne peut être affiliée à aucune autre structure ou association. 

Article 10 – RESSOURCES 

  1. Le montant des droits d’entrée et des cotisations.
  2. Les subventions de l’Etat, des départements et des communes.
  3. Toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur. 

Article 11 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE (AGO)

Elle est réservée aux membres de l’association et à toute personne invitée par un membre du bureau. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins d’un membre du bureau. Le droit de vote est réservé aux membres de l’association. La procuration de vote est possible mais nul membre ne peut porter plus d’une procuration.

Tout vote ayant lieu durant l’AGO se déroule selon le mode de scrutin dit du « vote à second tour instantané », à l’exception d’un changement des statuts qui doit recueillir au moins l’approbation des 2/3 des membres.

L’AGO est présidée par le ou la président-e du bureau qui peut cependant déléguer, via une déclaration écrite datée et signée, cette tâche à un autre membre. La présidence de séance s’assure du respect de l’ordre du jour et de la bonne tenue des débats, elle distribue et reprend la parole.

Tout membre peut demander un changement de présidence de l’AGO une fois par AGO, ce point devient alors prioritaire et la parole lui est alors donnée pour une durée de 5 minutes suivi d’un droit de réponse de même durée. Si à l’issu du scrutin, le changement est acté, le ou la Président-e du bureau choisit une nouvelle personne.

L’AGO se déroule selon l’ordre du jour suivant : 

  • Situation morale globale : Le ou la président-e du bureau prend la parole en premier.
  • Situation financière : La ou le trésorier-ère prend la parole en premier.
  • Approbation des comptes : Débat suivi d’un vote. Un rejet des comptes entraîne la démission du bureau.
  • Fixation du montant de la cotisation : Débat suivi d’un vote. La présidence de l’AGO choisit les propositions mises au vote. 
  • Retour sur l’année : Débat dans l’ordre chronologique sur chaque événement auquel a participé l’association. La personne responsable de l’événement pour l’association prend la parole en premier.
  • Questions diverses
  • Débat et vote sur le renouvellement du bureau. 
  • Conclusion

Article 12 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE (AGE)

À la demande d’au moins un tiers des membres ou de lui-même, le bureau organise dans un délai d’un mois une AGE. Elle se déroule dans les mêmes conditions qu’une AGO à l’exception de l’ordre du jour qui ne contient que les points choisis par le Bureau, si l’AGE est convoquée à sa demande, ou par les membres requérants le cas échéant. Cet ordre du jour est envoyé avec la convocation.

Article 13 –  BUREAU

Le bureau est composé d’au minimum 3 membres répartis dans les pôles suivants : 

  • Présidence : Obligatoirement un-e président-e et, éventuellement, un-e vice-président-e.
    • Ce pôle est responsable de la bonne tenue générale de l’association. 
    • Les réunions du bureau sont présidées, convoquées avec un ordre du jour et une liste des participant-e-s établie par le ou la président-e. 
    • Durant les réunions de bureau, les votes sont organisés par la présidence.
    • Ces rôles peuvent être délégués de manière écrite au ou à la vice-président-e.
  • Secrétariat : Obligatoirement un-e secrétaire et, éventuellement, un-e secrétaire adjoint-e.
    • Ce pôle est responsable de la bonne tenue administrative de l’association. 
    • Les réunions du bureau font l’objet d’un compte-rendu public établi par l’un des membres de ce pôle qui y appose sa signature.
  • Trésorerie : Obligatoirement un-e trésorier-e, et, éventuellement, un-e trésorier-e adjoint-e.
    • Ce pôle est responsable de la bonne tenue financière de l’association. 
    • Seuls ses membres ont accès aux comptes et autorisent les versements. 
    • Nul membre de ce pôle ne peut être radié de l’association ou du bureau pour une action effectuée dans le cadre de sa mission.

Lors des réunions du bureau, les décisions sont prises à la majorité. Seuls les membres du bureau ont le droit de vote et aucune procuration n’est possible. Aucune décision ne peut être prise par le bureau sans la présence d’au moins 3 membres du bureau dont 2 des postes obligatoires.

Toute décision prise prend effet à la publication du compte-rendu de la réunion la notifiant.

En cas de vacance ou de démission d’un poste obligatoire, le remplacement par l’autre personne du même pôle est automatique. Si cela est impossible, le bureau statue à l’unanimité sur le remplacement par un autre membre. En cas d’impossibilité à remplir les 3 postes obligatoires du bureau, aucune décision ne peut être prise et une AGE est organisée dans les plus brefs délais.

Article 14 – RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur est établi par le bureau et est destiné à fixer les divers points non prévus par les présents statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association. 

Article 15 – DÉCISIONS D’URGENCE ET EXCEPTIONNELLES

Un membre du bureau peut prendre une décision exceptionnelle (dépense, exclusion temporaire d’un membre, etc.) lorsqu’une situation d’urgence empêchant la tenue d’une réunion de bureau l’exige. Le bureau se saisit alors de la question dès l’urgence passée.

Article 16 – DISSOLUTION

En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l’article 12, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés, et l’actif net, s’il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif et ayant des objectifs similaires. Seule une AGE peut statuer sur la dissolution. L’actif net ne peut être dévolu à un membre de l’association, même partiellement, sauf reprise d’un apport. 

RÈGLEMENT INTÉRIEUR 2022

Article 1 – Comportements interdits

L’association condamne tout comportement relevant du harcèlement, de l’expression de la haine, de l’exclusion ou de l’agression. Ce comportement est aggravé lorsqu’il se repose sur le genre, l’appartenance à une minorité ou le handicap.
La publication d’accusations ou de propos privés est également réprouvée et sanctionnée. 

Article 2 – Procédure de résolution des conflits

Le bureau met en place une boîte mail de recueillement des signalements.

  • Etape 1 : Signalement.

Toute victime ou toute personne témoin peut signaler un comportement ou des propos problématiques auprès de n’importe quel membre du bureau par tout moyen qu’elle jugera bon. 

Tout signalement anonyme sera ignoré mais la confidentialité sera respectée si elle est demandée.

Si le signalement touche à des sujets d’urgence, le bureau peut procéder sans délai à l’exclusion préventive et temporaire de la personne accusée et s’assure que l’association met tout en œuvre pour procéder à son éloignement préventif de la victime supposée et d’éventuels témoins. 

Si le signalement touche un membre du bureau, il est exclu du reste de la procédure.

  • Etape 2 : Validité et compétence du bureau

Dans les plus brefs délais, le bureau juge à la simple majorité si le signalement reçu est valide. Il est tenu compte de la date des faits, des témoignages et des preuves apportées. Si le bureau estime le signalement invalide, il en informe la personne à l’origine. 

Si le bureau estime le signalement valide, il juge ensuite s’il s’estime compétent ou non à traiter le signalement. Il peut également décider de faire traiter le signalement par une cellule extérieure. 

  • Etape 3 : Auditions des parties 

Le bureau ou la cellule extérieure reçoit d’abord la victime puis toute personne qu’il juge nécessaire et termine par la personne accusée. Toute personne auditionnée a le droit de venir accompagnée par une autre personne si elle en a informé le bureau au préalable. Si le bureau s’en charge, les auditions sont présidées de la même manière que les réunions du bureau. 

Les auditions ne sont pas publiques et ne font l’objet d’aucun compte-rendu public.

  • Etape 4 : Décision 

À la suite de ces auditions ou du rapport rendu par la cellule extérieure, le bureau prend une décision à la simple majorité. 

Cette décision motivée est rendue publique et les sanctions s’appliquent à la publication. 

Article 3 – Sanctions applicables 

Le bureau peut prononcer les sanctions suivantes : 

  • Reconnaissance publique de la victime,
  • Rappel à l’ordre public de l’accusé,
  • Radiation du bureau,
  • Radiation temporaire de l’association,
  • Radiation définitive de l’association.